Acquisti
Il flusso commerciale passivo è gestito partendo dalle richieste di preventivo a fornitori, preseguendo con gli ordini e con i documenti di acquisto a fatturazione immediata e differita. I documenti sono integrati con il magazzino per ottenere la disponibilità e l'esistenza degli articoli e con la contabilità che viene aggiornata automaticamente dalle fatture ricevute. I preventivi e gli ordini possono essere assoggettati ad approvazione da parte del responsabili acquisti prima di essere inviati ai fornitori.
Ogni riga dei documenti può essere collegata con la contabilità analitica, la gestione commesse e la gestione dei lotti e delle matricole articoli.
Durante il caricamento degli documenti è possibile controllare la situazione commerciale dell'articolo (es. costi di acquisto ricavati dai documenti di carico, disponibilita tempificata in funzione degli impegni clienti e degli ordini fornitori inevasi) e dei fornitori (es. ultimi prezzi pagati al fornitore per l'articolo acquistato).L'evasione dei documenti può essere eseguita a saldo o in acconto selezionando l’intero documento o includendo ed escludendo le righe desiderate.
Ogni utente può emettere delle RDA (richieste di acquisto) per necessità specifiche oppure durante il caricamento degli ordini clienti per girare direttamente l'ordine di vendita ad un fornitore. Si possono anche elaborare gli ordini clienti, gli ordini di produzione o le necesità di reintegro della scorta minima degli articoli con un'apposita funzione automatica. L'ufficio acquisti analizza tutte le richieste degli utenti, decidendo se respingerle (motivandole con una nota), metterle in attesa oppure creare l'ordine al fornitore desiderato per l'articolo richiesto o per uno equivalente (memorizzato eventualmente in un'apposito archivio).
Tutti i documenti possono essere stampati in formato A4 con layout personalizzabile dall’utente tramite l'apposito editor delle stampe integrato nel programma. Possono essere utilizzati i formati standard più comuni e la stampa può essere inviata automaticamente in formato PDF come allegato di posta elettronica al destinatario.
Le funzioni di navigazione consentono la tracciabilità per fornitore ed articolo con visualizzazione dei collegamenti tra i diversi documenti, partendo dai preventivi per arrivare ai movimenti di magazzino ed alla primanota contabile. Si può passare da un documento a quello che l'ha generato ed a quelli derivati con un semplice click del mouse.
La riconciliazione delle fatture di acquisto differite con il riepilogo dei documenti di consegna velocizza il processo di verifica e consente l'aggiornamento automatico della valorizzazione del magazzino, dei movimenti contabili e degli scadenziari passivi.
Le statistiche sono eseguibili con modalità normale a quantità ed a valore per fornitore e articolo o per ciascuno dei loro sottolivelli (zone. nazioni, gruppi e categorie merceologiche) oppure con riclassifica ABC per analizzare quali entità generano i fatturati più consistenti.
Le statistiche si possono ottenere in formato tabulare oppure in formato grafico con tre tipi di rappresentazione (torta, continuo ed istogramma) e sono esportabili in Excel o su file di testo.
La flessibilità del programma permette di ripristinare con pochi click del mouse la situazione iniziale dei documenti qualora fossero necessarie modifiche e si volesse evitare di richiedere o di emettere documenti di storno o note di addebito. Le operazioni di storno posssono essere assoggettate a password e l'esecuzione diretta è bloccata qualora il documento abbia subito validazioni fiscali (es. stampa del documento sui registri contabili).
